Dans cet atelier du 6 décembre 2022, nos expertes Laura et Cécile vous expliquent comment retrouver vos données et les analyser, et ainsi facturer de manière efficace.

[Pour les plus pressés, un résumé est disponible juste en dessous du replay !]


Au programme :
🧠 Pré-requis

📚 Cas pratiques

‎🤝 Logiciels partenaires

📁 Archivage des données

📉 Exports

📙 Ressources mises à disposition


🧠 Pré-requis

Avant de se lancer dans sa facturation, nous vous conseillons de vérifier trois choses.

PREMIERE CHOSE : je vérifie que je n'ai pas oublié d'attribuer des parcelles

➡ Option 1 : Je vais sur la page d'un matériel, j'affiche les tracés (en cochant les deux boutons en haut à gauche sur la carte) et je regarde la liste des interventions.

Si certaines sont au nom de ma structure, cela signifie qu'elles ne sont pas attribuées au bon propriétaire. Pour cela, il suffit de cliquer sur le filtre Exploitation puis sur le nom de mon exploitation. Cela permet d'afficher toutes les interventions qui ne sont pas connues sur la carte, je peux ensuite les attribuer en cliquant sur Ajouter une parcelle.

💡 Si vous êtes une ETA et que vous avez aussi votre exploitation, nous vous encourageons vivement à créer votre structure en tant que cliente. Cela permettra de bien différencier les travaux.

➡ Option 2 : Je vais dans l'onglet Rapports puis Rapport cartographique par parcelle pour faire le même exercice, mais cette fois tous matériels confondus.

Soit je filtre sur le nom de ma structure pour voir les travaux qui ne sont pas affectés, soit je clique sur le filtre Afficher puis Afficher les parcelles détectées. Sur ces parcelles, de la surface de travail a été calculée mais elles n'ont pas encore de propriétaire. Je peux ensuite les attribuer en cliquant sur Ajouter une parcelle, sur la cartographie.

🔎 Pensez à consulter cet article pour en savoir toujours plus.

DEUXIEME CHOSE : je vérifie que je n'ai pas surfacturé

Je balaye la liste des interventions d'un matériel, et je me penche sur celles pour lesquelles la surface me semble minime. Il se peut dans ce cas qu'il s'agisse de trajet en parcelle plutôt que de travail.

Pour ne pas les comptabiliser, je vais sur l'intervention en question et je clique sur le bouton Ajuster la détection de parcelles.

💡 Plutôt que de faire cet exercice "à la main", nous vous encourageons vivement à régler les seuils de vitesse de vos matériels afin d'exclure au maximum ces trajets intempestifs.

🔎 Pensez à consulter cet article pour en savoir toujours plus.

TROISIEME CHOSE : je vérifie que mes parcelles sont facturées au bon adhérent ou au bon client en cas de prêt de parcelles

Lorsque je suis sur la parcelle concernée, je modifie l'exploitant et j'indique la durée du prêt. Cela permettra d'attribuer les travaux correctement.

🔎 Pensez à consulter cet article pour en savoir toujours plus.

On retient donc ces 3 astuces, à pratiquer régulièrement pendant la saison, pour être tranquille au moment de facturer 🧘‍♂️


📚 Cas pratiques

Avant d'exporter vos données, n'oubliez pas que vous pouvez appliquer des filtres (date, exploitation, typologie de matériel, parcelle) sur vos rapports. Et que ces derniers s'affichent toujours par défaut dans l'unité que vous avez sélectionnée lorsque vous avez créé votre matériel.

Cas pratique n°1 : je souhaite facturer le travail réalisé par mon matériel

Pour des bilans de fin d'année si je suis une CUMA (j'ai besoin de savoir quel matériel a fait quoi et chez qui)

Pour une période de facturation si je suis une entreprise (j'ai besoin de connaitre le volume de travail de mes matériels pour facturer ensuite chez tel ou tel client)

1️⃣ Au préalable, j'ai donc bien effectué les 3 vérifications expliquées en pré-requis. Et j'utilise le Tableau de données des matériels de l'onglet Rapports.

Ce tableau va afficher la répartition par exploitation de l'usage de mes matériels, en temps, en surface et en distance. En d'autres termes, il s'agit de l'ensemble des interventions avec le matériel et ses données cumulées.

2️⃣ J'applique les filtres souhaités au niveau de la date pour avoir la période souhaitée, de l'exploitation et de la typologie de matériel. Cela permettra d'exporter les données avec les filtres appliqués.

3️⃣ Je clique sur Exporter et je travaille avec mon fichier Excel ou csv. Je peux le remanier pour le simplifier (continuer d'appliquer des filtres ou masquer des colonnes pour ne garder que ce qui m'intéresse) ou même faire un Tableau Croisé Dynamique pour avoir une vue semblable à celle de l'application Karnott.

💡 Pour les détenteurs de Karnott Outil, nous vous conseillons plutôt d'utiliser le Rapport par type de chantier car cela vous permettra de retrouver l'ensemble de vos chantiers effectués répartis par exploitation. Par exemple, si vous souhaitez facturer une typologie de matériel en particulier, il suffit de la sélectionner, mettre les filtres souhaités et les données s'afficheront directement. L'export permettra d'avoir quelques informations en plus comme les parcelles travaillées.

Cas pratique n°2 : je souhaite connaitre le détail des parcelles travaillées

Pour justifier des parcelles travaillées / traitées à mon client

Pour comparer la surface PAC avec la surface travaillée

Pour vérifier que j'ai comptabilisé toutes les parcelles

1️⃣ Au préalable, j'ai donc bien effectué les 3 vérifications expliquées en pré-requis. Et j'utilise le Tableau de données des parcelles de l'onglet Rapports.

Ce tableau va afficher l'ensemble des parcelles travaillées chez mes clients.

2️⃣ J'applique les filtres souhaités au niveau de la date pour avoir la période souhaitée, de l'exploitation pour sélectionner un client en particulier et de la typologie de matériel si nécessaire. Cela permettra d'exporter les données avec les filtres appliqués.

3️⃣ Je clique sur Exporter et je travaille avec mon fichier Excel ou csv. Je peux le remanier pour le simplifier (continuer d'appliquer des filtres ou masquer des colonnes pour ne garder que ce qui m'intéresse) ou même faire un Tableau Croisé Dynamique pour avoir une vue semblable à celle de l'application Karnott.

💡 Vous pouvez également utiliser le Rapport par client. Cela vous permettra d'avoir une vue directe sur un client en particulier, avec la répartition des différents chantiers réalisés chez lui et ses données clés (surface travaillée en totalité, nombre de kms parcourus...).


🤝 Logiciels partenaires

Il est possible d'interconnecter Karnott avec votre logiciel de facturation*. A ce jour, nous sommes partenaires avec LEA, ISAETA et EBP**. Nous leur mettons à disposition l'ensemble des interventions à travers une API, ce qui permet à nos partenaires de venir "piocher" dedans.

Pourquoi mettre en place le pont entre les deux logiciels ? Tout simplement pour ne pas avoir à ressaisir 😀

💡 Pensez à toujours prévenir votre coach lorsque vous souhaitez interconnecter avec un autre outil car le paramétrage pourra être différent.

*Pour retrouver l'ensemble des partenaires, c'est ici

**Disponible à partir de l'offre Pro


📁 Archivage des données

Une fois que votre facturation est terminée, vous pouvez passer à l'archivage des données. On vous invite donc chaque année à faire un export ou plusieurs en fonction de la donnée qui vous intéresse. Et de les enregistrer et conserver sur un drive ou un serveur.


📉 Exports

L'ensemble des exports ont évolué. Ils ont été réagencés, réorganisés, simplifiés, afin de les rendre plus exploitables, plus compréhensibles et plus lisibles en fonction de votre besoin. Et certaines informations manquantes ont été ajoutées.

Quelques exemples d'évolutions

> Dans le Rapport par matériel, vous avez désormais une colonne avec le nombre de parcelles travaillées

> Dans le Rapport par parcelle, vous avez désormais une colonne Exploitant (pour avoir l'information de l'exploitant en plus du propriétaire)

> Au niveau du Rapport par type de chantier, les colonnes Outil deviennent Matériel 1, Matériel 2 etc

> Au niveau du Rapport par client, la colonne Facturé a été renommée en Traité

🔎 Pensez à consulter cet article pour en savoir toujours plus.


📙 Ressources mises à disposition

A tout moment, consultez notre centre d'aide qui regorge d'articles sur l'utilisation de notre solution. Et nos vidéos qui vous plongent au cœur de l'aventure Karnott 🚀


L'équipe Support est à votre disposition, vous pouvez nous joindre par mail à l'adresse support@karnott.fr ou via le chat.

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